Первинні документи займають ключову роль в діяльності кожного Об’єднання співвласників багатоквартирних будинків. Первинні документи є підставою для  ведення бухгалтерського обліку в Об’єднанні.

Для того, щоб уникнути непорозумінь з співвласниками, контрагентами, контролюючими органами необхідно звертати увагу та знати вимоги до форми, змісту та строків зберігання первинних документів.

21 квітня 2023 року  Президентом України був підписний Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 р. № 2970-IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2970-20#Text

Цим законом внесені зміни  у п. 44.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 . Відповідно до внесених змін збільшується з 3 до 5 років строк зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків.

Нагадуємо:

-первинними документами вважатимуться документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції, первинні документи складаються українською мовою.

Основні вимоги до складу та оформлення первинних документів викладено в Законі № 996 та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text

Первинні документи можуть бути створені у паперовій та електронній формі. Паперовий та електронний документи мають однакову юридичну силу.

До електронної форми первинних документів застосовуються вимоги законодавства про елект­ронні документи та електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону № 996). Такими документами є Закони від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text  та  від 05.10.17 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text

Первинні документи ОСББ.

До первинних документів ОСББ відносяться :

1.Протоколи загальних зборів.

2.Затверджений загальними зборами кошторис ОСББ.

3.Затверджений загальними зборами перелік внесків ОСББ.

4.Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, у тому числі:

• Чеки;
• Рахунок-фактура ( повинен містити відомості про операцію ( виписка банку), повинен бути оплачений ( платіжна інструкція));
• Виписки банку, Оборотні відомості банку;
• Договори з контрагентами;
• Акти виконаних робіт,
• Наказ про облікову політику ;
• Авансові звіти;
• Прибуткові/видаткові касові ордери, касова книга;
• Відомості нарахувань заробітної плати ;
• Табель обліку робочого часу ;
• Журнал обліку операцій;
• Оборотна-сальдова відомість;
• Документи перевірки ревізійної комісії ;
• Інші документи.

 5. Звіти ( податкова, фінансова звітність)

Первинні бухгалтерські документи та їх класифікація. Таблиця 1.

Зміни, на які потрібно звернути увагу

Відповідно до закону №2970-ІХ від 20.03.2023р. оновлена редакція п. 44,3 ПКУ передбачає, що платники податків  будуть зобов'язані зберігати документи та інформацію, визначені у п. 44.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 , а також документи пов'язані із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, упродовж визначених законодавством строків, але не менше:

- 2555 днів ( 7років збереження документів)  - для документів та інформації, необхідних для податкового       контролю відповідно до статей 39 і 39² ПКУ

Передбачені Статтями  39 (Трансфертне ціноутворення) і 39²  ( Контрольовані іноземні компанії) зміни  до ОСББ не відносяться, так як Об'єднання  не проводить трансфертне ціноутворення, не має часток в іноземній юридичній особі та не проводить контрольовані операції з контрольованими іноземним компаніями    https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1031;

- 1825 днів (5 років збереження документів) - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2. та п.133.4 ПКУ   https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10610, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10610;

Саме на цей пункт звертаємо увагу  ОСББ, які повинні проводити свою діяльність відповідно до вимог п. 133.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10610 .

Таким чином, у термін 5 років ОСББ повинно забезпечити збереження  первинних документів : регістрів бухгалтерського обліку, фінансові звіти, затверджені загальними зборами кошториси, інші документи, які підтверджують що доходи (прибутки) неприбуткової організації використовуються виключно для фінансування видатків на утримання такої неприбуткової організації, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямів діяльності, визначених її установчими документами.

- 1095 днів (3 роки збереження) - для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ  https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 ;

Відповідно ОСББ зобов’язані у термін 3 роки забезпечити зберігання в ОСББ зберігання  інших документів, які підтверджують данні визначені у податковій звітності з дня подання податкової звітності, для складення якої зазначені документи використовуються.

- 1095 днів ( 3 року збереження документів) - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів ( 5 років збереження документів) (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39² ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Таким чином, при проведені ліквідації ОСББ, Об'єднання повинне надати документи визначені п. 44.1 ПКУ  за період діяльності  ОСББ не менш ніж як 5 років https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 .

Звертаємо увагу ОСББ, що нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів (5 років), передбачені п. 44.3 ПКУ, застосовуються до документів, які розроблено:                                                                                              

- до дня набрання чинності цим Законом, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності цим Законом;                                                                                               

- починаючи з дня набрання чинності цим Законом;

- особою, стосовно якої на день набрання чинності цим Законом розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);

- особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності цим Законом.

Висновки

Відповідно до закону №2970-ІХ від 20.03.2023р. та оновлений п. 44,3 ПКУ, правління ОСББ повинно забезпечити зберігання первинних документів, не менш як у термін 1825 днів ( 5 років збереження документів). При чому строк зберігання первинних документів,  у термін 5 років, застосовується і до документів строк зберігання яких ще не закінчився на день набрання чинності цим законом.

Таблиця 2. Документи ОСББ та строки зберігання.

Таблиця 3.Документи ОСББ та строки зберігання.